Die Buchführung verschafft einen allumfassenden Überblick bezüglich der finanziellen Situation innerhalb eines Unternehmens. Sie listet sämtliche Eingaben und Ausgaben auf und sorgt für Transparenz und Übersichtlichkeit. Im Laufe eines Geschäftsjahres bietet dies zahlreiche Vorteile. So lässt sich die momentane Unternehmenssituation schnell und sicher beurteilen und es kann, wenn nötig, interveniert werden. Kosten laufen schnell aus dem Ruder und werden sie nicht kontinuierlich im Auge behalten. So kann es zu gravierenden Fehllagen kommen. Eine gut geführte Buchhaltung hilft dies zu vermeiden und hat zudem weitere Vorteile für den Betrieb.
Längst sind die Zeiten vorbei, in denen jeder Beleg schriftlich von Hand erfasst werden müsste. Es ist heute kaum mehr vorstellbar, dass bis vor einigen Jahren ausgebildete Buchhalter vor riesigen Ordnern Rechnungen und Belege entsprechend einsortieren. Heutzutage übernehmen effiziente Computerprogramme die ganze Arbeit. Einzig allein die Dateneingabe erfordert menschliche Arbeitskraft. Die technische Entwicklung schreitet in diesem Sektor weiter rasant voran. Smarte Tools sind immer weiter auf dem Vormarsch und werden gesamten Markt weiterhin beeinflussen. Belege sind im Sekunden gescannt und der jeweiligen Position zugeordnet. Buchhaltung von heute hat ihre ganz eigene Geschwindigkeit und vernetzt sich immer mehr direkt mit Steuerberater, Finanzamt und Bank.
Die Positionen von Soll und Haben bleiben jedoch immer unverändert. Ausgaben schmälern jeden Gewinn und Einnahmen sind ein Zuwachs auf dem Unternehmenskonto. Hier wird sich wohl auch zukünftig nichts daran ändern. Im Unternehmen besteht die Buchhaltung aus unterschiedlichen Bereichen.
Die Finanzbuchführung verbucht sämtliche Operationen, die zur Berechnung des Gewinns und der Bilanzierung erforderlich sind. Die Debitorenbuchführung verzeichnet Forderungen gegenüber Kunden und ist eng mit dem Forderungsmanagement verknüpft. Geschäftsrelevante Daten werden innerhalb der Bilanzbuchführung systematisch erfasst. In der Bilanz sind diese in der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt. Geht es um Verbindlichkeiten gegenüber Dritten, kommt die Kreditorenbuchhaltung ins Spiel. Sämtliche Anlagengüter finden in der Anlagenbuchführung ihren Niederschlag. Zur Auszahlung und Berechnung der Mitarbeitergehälter kommt es in der Lohnbuchhaltung. Das gesamte betriebliche Rechnungswesen stellt die gesamten Leistungen und Kosten gegenüber.
Die kompletten Geschäftsvorfälle, die sich auf das Unternehmensvermögen beziehen, müssen erfasst werden. Alle Buchungen sind richtig, vollständig, geordnet und zeitgerecht zu dokumentieren. Änderungen müssen nachvollziehbar sein und der genaue Zeitpunkt im Datensatz vermerkt werden. Elektronische Daten müssen dauernd und jederzeit verfügbar gemacht werden. Wird mit Waren gehandelt, ist ein Wareneingangs- und Warenausgangsbuch zu führen. Der Finanzabteilung obliegt eine große Verantwortung. Eine korrekte Arbeitsweise, Gewissenhaftigkeit und Präzision sind hier oberstes Gebot der Stunde. Die lückenlose sämtlicher Daten bildet die Grundlage zur Berechnung aller Verbindlichkeiten und der Ermittlung des Gewinnes. Erfolgreiche Unternehmen gehen hier auf Nummer sicher und setzen ausschließlich Fachpersonal ein, das alles im Griff hat.